1. Verantwortlicher

MediPhys Jena GbR, Ernst-Abbe-Platz 3–4, 07743 Jena, Telefon 03641 574232, E-Mail kontakt@mediphysjena.de.

2. Aufruf der Website & Server-Logfiles / Hosting

Diese Website wird bei einem Auftragsverarbeiter gehostet (ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Inh. René Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf). Beim Aufruf werden automatisch Informationen (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem, Referrer-URL) in Server-Logfiles verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb). Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Kontaktaufnahme

Bei Kontakt per E-Mail, Telefon oder über ein Formular verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche/vertragliche Kommunikation) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).

4. Kursanmeldung über das Online-Formular

Für die Anmeldung zu einer Fort- oder Weiterbildung verarbeiten wir die im Anmeldeformular angegebenen Daten, insbesondere: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Beruf, den gewählten Kurs bzw. Termin, die Auswahl zum Kursskript, gegebenenfalls eine abweichende Rechnungsanschrift (auch Arbeitgeber/Einrichtung) sowie freiwillige Anmerkungen. Die Verarbeitung erfolgt zur Begründung, Durchführung und Abwicklung des Fortbildungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Angaben sind für den Vertragsabschluss erforderlich; ohne sie können wir die Anmeldung nicht bearbeiten.

5. Rechnungsstellung und Buchhaltung (Lexware Office)

Zur Rechnungsstellung und Buchhaltung nutzen wir die Software Lexware Office (lexoffice) der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg. Dabei werden die für die Rechnung erforderlichen Daten (Name, Anschrift bzw. Rechnungsanschrift, Kurs- und Rechnungsangaben) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (u. a. § 147 AO, § 257 HGB). Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer (in der Regel bis zu 10 Jahre) auf. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server von Lexware Office befinden sich in Deutschland.

6. Automatisierte Rechnungserstellung

Die Buchungsabwicklung (Anlegen der Rechnung, Auslösen der vertragsbezogenen E-Mails) erfolgt automatisiert auf unserer eigenen Hosting-Infrastruktur (siehe Ziffer 2); ein externer Automatisierungsdienst wird nicht eingesetzt. Für die Rechnungserstellung werden die erforderlichen Daten an Lexware Office übermittelt (siehe Ziffer 5). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung).

7. E-Mail-Kommunikation

Im Rahmen der Buchung versenden wir vertragsbezogene E-Mails an die von Ihnen angegebene Adresse, insbesondere eine Anmeldebestätigung mit Rechnung, eine Erinnerung mit organisatorischen Informationen vor Kursbeginn sowie ggf. eine Einladung zur Feedback-Befragung nach dem Kurs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags).

8. Feedback-Befragung (Google Forms)

Nach Abschluss eines Kurses bitten wir Sie ggf. um eine freiwillige Rückmeldung über ein Formular des Dienstes Google Forms (Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Teilnahme ist freiwillig; die Auswertung erfolgt anonymisiert zur Qualitätssicherung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei der Nutzung kann eine Übermittlung in ein Drittland erfolgen (siehe Ziffer 10).

9. Kartendarstellung (OpenStreetMap)

Auf der Kontaktseite binden wir eine Karte des Dienstes OpenStreetMap (Anbieter: OpenStreetMap Foundation, St John's Innovation Centre, Cowley Road, Cambridge, CB4 0WS, Vereinigtes Königreich) ein. Beim Laden der Karte wird Ihre IP-Adresse an den Anbieter übermittelt, damit die Karte angezeigt werden kann. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (benutzerfreundliche Anfahrtsdarstellung).

10. Übermittlung in Drittländer

Unsere zentralen Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten innerhalb der EU/des EWR (Hosting: ALL-INKL.COM, Deutschland; Lexware Office: Freiburg, Deutschland). Soweit die freiwillige Feedback-Befragung über Google Forms genutzt wird, kann dabei eine Übermittlung in ein Drittland (insbesondere USA) erfolgen. Diese stützt sich auf geeignete Garantien, etwa einen Angemessenheitsbeschluss (EU-US Data Privacy Framework) und/oder die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO.

11. Auftragsverarbeitung

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Hosting, Rechnungssoftware, ggf. Feedback-Dienst), haben wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen, die einen datenschutzkonformen Umgang mit den Daten sicherstellen.

12. Cookies

Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb erforderlich sind. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es findet kein Tracking und keine Reichweitenanalyse statt.

13. Speicherdauer

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Vertrags- und Anmeldedaten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung; darüber hinaus, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (Rechnungen/Buchhaltung in der Regel bis zu 10 Jahre). Anschließend werden die Daten gelöscht bzw. gesperrt.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI).